💲 Разбираемся, как работать с чеками без нарушений закона
Уже на старте предпринимателю приходится оперативно решать вопрос с фискализацией, чтобы не нарушить закон.
В этой статье мы рассмотрим, как бизнесу наладить работу с чеками, избегая излишних затрат на оборудование и дополнительные опции. Также на примере платежного сервиса Robokassa объясним, что покупка или аренда кассы — это лишь один из возможных вариантов для компаний.
Купить онлайн-кассу и потратиться на оборудование
Если за товары или услуги покупатель расплачивается на месте, можно формировать чеки с помощью онлайн-кассы. В этом случае вам придется приобрести оборудование: фискальный регистратор с накопителем и терминал эквайринга, к которому прикладывают карту или телефон во время оплаты. Еще нужно купить кассовое программное обеспечение с подпиской, заключить договор с ОФД и тоже оплатить подписку, которую придется ежегодно продлять.
Подключением онлайн-кассы вы можете заниматься самостоятельно, или можно нанять для этого инженеров. После покупки и установки оборудования нужно зарегистрировать его в ФНС, а также активировать фискальный накопитель и подключиться к ОФД.
📠 Как работает онлайн-касса. Покупатель прикладывает карту к терминалу эквайринга, оплачивая товар или услугу. В этот момент фискальный регистратор отправляет данные в ОФД и ФНС на проверку. Если все в порядке, устройство получает сигнал, что товар можно продавать — касса собирает реквизиты и формирует бумажный чек. Устройство должно быть постоянно подключено к интернету: если связь пропадет, данные встанут в очередь и попадут в ФНС и ОФД только тогда, когда соединение восстановится.
✔️ Плюсы. Решение полностью закрывает вопрос с чеками — вы можете формировать электронные и бумажные документы, а данные автоматически уходят в Федеральную налоговую службу и покупателю.
❌ Минусы. Придется потратиться на фискальный регистратор и накопитель, терминал эквайринга, программное обеспечение и подписку ОФД. Еще устройства нужно обслуживать, например обновлять прошивку кассового программного обеспечения. За ремонт собственник тоже платит из своего кармана. Если у вас есть курьеры, для них отдельно придется купить мобильные онлайн-кассы, которые они будут возить с собой.
Арендовать облачную кассу и не покупать терминал
Если вы продаете товары онлайн, можно арендовать облачную кассу. За плату вы получаете удаленную кассу, которая полностью обслуживается на стороне сервиса — приобретать оборудование и искать место для его установки не нужно.
Подключение облачной кассы — ответственность собственника. Придется следить за сроком аренды и действия фискального накопителя, продлевать его по мере необходимости.
📠 Как работает облачная касса. Принцип работы не отличается от обычной кассы: человек оплачивает товар, а фискальный регистратор отправляет данные на проверку. И, если все в порядке, формируется чек. Облачное решение подойдет для интернет-магазинов, потому что для офлайн-точек его можно использовать только вместе с мобильными кассами для курьеров.
✔️ Плюсы. Не нужно тратиться на оборудование — можно работать полностью на мощностях подрядчика.
❌Минусы. Работает только для интернет-торговли, для офлайн-магазина придется покупать отдельную кассу.
Использовать сервис приема платежей и получить все опции
Сервис приема платежей — единое виртуальное решение, которое закрывает разные потребности бизнеса. Главное — печать чеков без нарушения закона. Примером такого сервиса может служить Robokassa. Он подойдет любой компании, которая не хочет тратиться на онлайн-кассу и планирует подключить разные способы оплаты вроде российских и иностранных банковских карт, СБП, Pay-методов, рассрочки и «Подели».
С сервисом приема платежей вы получаете доступ ко всем функциям одним договором. Изучите возможности разных платежных сервисов — некоторые из них предлагают бесплатные кассовые решения: об этом расскажем ниже.
📠 Как работает сервис. Все происходит точно так же, как с обычными кассами. Но, в отличие от обычной кассы и облачного решения, не придется регистрировать кассу в ФНС, приобретать тариф в ОФД и кассовый софт.
✔️ Плюсы. Сервис закрывает не только проблему чеков, но и открывает возможности для масштабирования, например, через подключение разных способов оплаты, покупку в рассрочку, кредит, по частям.
❌ Минусы. Придется потратить время, чтобы сравнить разные платежные агрегаторы и проанализировать, в каком есть весь необходимый функционал.
Можно печатать чеки бесплатно — с помощью Robokassa
Есть сервисы, которые позволяют печатать чеки бесплатно. Например, у платежного агрегатора Robokassa есть функция «Робочеки». Она позволяет компании легально работать без кассы. Такой формат подходит для ИП и ООО. Опцию можно подключить при регистрации: просто заходите в личный кабинет и активируете ее одним кликом.
Для самозанятых у Robokassa есть отдельное решение «Самозанятые ФНС»: для каждой оплаты чек также формируется автоматически. Опцию можно подключить в личном кабинете: нужно выбрать новое решение по фискализации и оставить заявку на переход.
После заключения договора с сервисом Robokassa вы получаете доступ ко всему функционалу и решениям. Клиентам Robokassa доступны 13 вариантов, среди которых есть российские и иностранные банковские карты, СБП, кредит и рассрочка, сервис «Подели».
Помимо чеков сервис Robokassa формирует отчетность, которая пригодится любому бизнесу. В личном кабинете можно посмотреть информацию по поступлениям, размеры комиссии, данные по возвратам. Это поможет упростить ежегодные отчеты в Федеральную налоговую службу: не придется долго искать нужные статьи доходов и поступления.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Robokassa и посмотреть все возможности сервиса для малого бизнеса